Новости
16.07.2025
Сроки хранения документации в многоквартирном доме
Сроки хранения документации в многоквартирном доме: что нужно знать
Эксплуатация многоквартирных домов требует тщательного ведения и хранения технической документации. Согласно раздела 10.1 Приказа Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236, сроки хранения различных видов документации могут значительно варьироваться. Рассмотрим основные виды документов и их сроки хранения.
Паспорта зданий и сооружений
• Паспорта памятников архитектуры, истории и культуры: Хранятся постоянно.
• Паспорта иных зданий, строений и сооружений: Хранятся 5 лет после сноса здания.
Документы технического учета
• Технические планы, технические и кадастровые паспорта: Хранятся постоянно.
Документы о переводе помещений
• Документы (заявления, правоустанавливающие документы, планы, проекты, технические паспорта, решения): Хранятся постоянно.
Документы о содержании зданий и сооружений
• Документы (заявки, акты, переписка) о содержании зданий, строений, сооружений, прилегающих территорий в надлежащем техническом и санитарном состоянии: Хранятся 3 года.
Договоры энергоснабжения и коммунальных услуг
• Договоры оказания коммунальных услуг организации: Хранятся 5 лет после истечения срока действия договора или после прекращения обязательств по договору.
• Переписка об оказании коммунальных услуг организации: Хранятся 5 лет.
Документы о подготовке к отопительному сезону и предупредительных мерах
• Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, строений, сооружений к «зиме» и предупредительных мерах от стихийных бедствий: Хранятся 3 года.
Акты ввода в эксплуатацию
• Акты сдачи-приемки ввода в эксплуатацию зданий, строений, сооружений: Хранятся постоянно.
Переписка по вопросам эксплуатации
• Переписка по вопросам эксплуатации зданий, строений, сооружений, помещений и земельных участков: Хранятся 5 лет.
Протоколы собраний собственников
• Протоколы собраний собственников помещений в многоквартирном доме: Хранятся постоянно (п. 546)
Примечание. Оригиналы протоколов собраний собственников со всеми приложениями необходимо сдавать в орган государственного жилищного надзора (ч. 1 ст. 46 ЖК РФ). Что же тогда необходимо хранить у себя?
Предлагаем оформить (подписать) несколько экземпляров протокола, сделать копии приложений к ним (если в бумажном виде имеет большой объем – то в электронных копиях (сканы) и хранить комплект документов собрания в месте или по адресу, которые определены решением собрания (чаще всего по месту нахождения управляющей организации, ТСЖ, ЖСК).
Распространяются ли данные требования к сроках хранения протоколов собраний ТСЖ/ЖСК? Прямого указания в Приказе Росархива на это нет. Но по аналогии закона полагаем, что протоколы ТСЖ/ЖСК следует так же хранить бессрочно, либо до момента ликвидации юридического лица, если иной срок хранения не утвержден внутренними документами организации.
Документы по выбору управляющих организаций
• Документы (заявления, справки, журналы регистрации заявлений, переписка) по выбору организаций, осуществляющих управление многоквартирными домами: Хранятся 5 лет. В случае возникновения споров и разногласий сохраняются до принятия решения по делу.
Заключение
Соблюдение сроков хранения документации в многоквартирных домах является важным аспектом управления недвижимостью. Правильное ведение и хранение документов помогают обеспечить прозрачность и законность всех операций, связанных с эксплуатацией зданий и сооружений. Важно регулярно проверять и обновлять документы, чтобы избежать возможных проблем в будущем.
вернуться
Эксплуатация многоквартирных домов требует тщательного ведения и хранения технической документации. Согласно раздела 10.1 Приказа Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236, сроки хранения различных видов документации могут значительно варьироваться. Рассмотрим основные виды документов и их сроки хранения.
Паспорта зданий и сооружений
• Паспорта памятников архитектуры, истории и культуры: Хранятся постоянно.
• Паспорта иных зданий, строений и сооружений: Хранятся 5 лет после сноса здания.
Документы технического учета
• Технические планы, технические и кадастровые паспорта: Хранятся постоянно.
Документы о переводе помещений
• Документы (заявления, правоустанавливающие документы, планы, проекты, технические паспорта, решения): Хранятся постоянно.
Документы о содержании зданий и сооружений
• Документы (заявки, акты, переписка) о содержании зданий, строений, сооружений, прилегающих территорий в надлежащем техническом и санитарном состоянии: Хранятся 3 года.
Договоры энергоснабжения и коммунальных услуг
• Договоры оказания коммунальных услуг организации: Хранятся 5 лет после истечения срока действия договора или после прекращения обязательств по договору.
• Переписка об оказании коммунальных услуг организации: Хранятся 5 лет.
Документы о подготовке к отопительному сезону и предупредительных мерах
• Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, строений, сооружений к «зиме» и предупредительных мерах от стихийных бедствий: Хранятся 3 года.
Акты ввода в эксплуатацию
• Акты сдачи-приемки ввода в эксплуатацию зданий, строений, сооружений: Хранятся постоянно.
Переписка по вопросам эксплуатации
• Переписка по вопросам эксплуатации зданий, строений, сооружений, помещений и земельных участков: Хранятся 5 лет.
Протоколы собраний собственников
• Протоколы собраний собственников помещений в многоквартирном доме: Хранятся постоянно (п. 546)
Примечание. Оригиналы протоколов собраний собственников со всеми приложениями необходимо сдавать в орган государственного жилищного надзора (ч. 1 ст. 46 ЖК РФ). Что же тогда необходимо хранить у себя?
Предлагаем оформить (подписать) несколько экземпляров протокола, сделать копии приложений к ним (если в бумажном виде имеет большой объем – то в электронных копиях (сканы) и хранить комплект документов собрания в месте или по адресу, которые определены решением собрания (чаще всего по месту нахождения управляющей организации, ТСЖ, ЖСК).
Распространяются ли данные требования к сроках хранения протоколов собраний ТСЖ/ЖСК? Прямого указания в Приказе Росархива на это нет. Но по аналогии закона полагаем, что протоколы ТСЖ/ЖСК следует так же хранить бессрочно, либо до момента ликвидации юридического лица, если иной срок хранения не утвержден внутренними документами организации.
Документы по выбору управляющих организаций
• Документы (заявления, справки, журналы регистрации заявлений, переписка) по выбору организаций, осуществляющих управление многоквартирными домами: Хранятся 5 лет. В случае возникновения споров и разногласий сохраняются до принятия решения по делу.
Заключение
Соблюдение сроков хранения документации в многоквартирных домах является важным аспектом управления недвижимостью. Правильное ведение и хранение документов помогают обеспечить прозрачность и законность всех операций, связанных с эксплуатацией зданий и сооружений. Важно регулярно проверять и обновлять документы, чтобы избежать возможных проблем в будущем.
