Новости

Какие документы выдаем работникам при увольнении по новым правилам Роструда
Узнайте, какие документы и в какой срок выдавать работникам по запросу и при увольнении. Мы изучили новую методичку от Роструда с ответами на частые вопросы компаний. Смотрите, в каком случае опасно отказывать работнику, даже если кажется, что он просит что-то лишнее.
Надежда КулюкинаЭксперт журнала «Упрощенка»
Какие документы и в каком количестве надо выдавать по запросу работников
Какие документы, связанные с работой, надо выдавать работникам по запросу и при увольнении?
Компания обязана выдавать работнику документы по запросу, а также в последний день трудового договора, если они увольняются. Списки различаются. Рассмотрим оба случая.
По запросу. В статье 62 ТК есть список документов, которые нужно выдавать по запросам работников. Но этот перечень примерный и открытый. Например, специалисты Роструда бухгалтерского и налогового учета, подтверждающие удержанный и уплаченный НДФЛ, а также копию ПВТР (ответы на вопросы Роструда в телеграм-чате от 19.12.2023).
При увольнении. В последний рабочий день выдайте работнику трудовую книжку или СТД-Р, если сотрудник раньше отказался от бумажной трудовой (ст. 84.1 ТК). Какие бумаги предоставить работнику при увольнении, смотрите в таблице ниже. Учтите, за задержку с выдачей трудовой книжки или СТД-Р малую компанию оштрафуют на 1–5 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 и ч. 1 ст. 4.1.2 КоАП).
Какие документы нельзя выдавать работникам
Вы не должны выдавать по запросу сотрудников документы, которые содержат персональные данные других работников, а также государственную, коммерческую или иную охраняемую законом тайну. Кроме того, вы имеете право не выдавать работникам копии локальных нормативных актов, документов основной или административно-хозяйственной деятельности, а также материалов служебного расследования. С этими документами работодатели только знакомят сотрудников под подпись.
Должен ли работник обосновать, зачем ему нужен тот или иной документ, который запросил?
Нет. В ТК закреплено безусловное право работника получить по запросу у работодателя копии документов, связанных с работой. В свою очередь компания не вправе потребовать доказательств, что эти документы необходимы.
Как часто работник может запрашивать документы?
Никаких ограничений нет. Работник вправе запрашивать бумаги столько раз, сколько ему потребуется. Хоть каждую неделю. При этом максимальное количество документов по запросу тоже не установлено. Единственные ограничения могут быть связаны только со сроками хранения в компании документов того или иного вида. То есть, если вы не обязаны хранить эти документы, так как сроки истекли, вы вправе отказать работнику.
В какой срок выдавать документы работникам
Сколько времени есть у работодателя на подготовку и выдачу документов работнику по письменному заявлению?
Три рабочих дня. В этот срок работодатель обязан выдать сотруднику, в том числе бывшему, документы, которые тот запросил (ч. 1 ст. 62 ТК). Если выдадите документы позже этого срока, а работник пожалуется в трудовую инспекцию, ГИТ оштрафует малую компанию за нарушение трудового законодательства на 1–5 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 и ч. 1 ст. 4.1.2 КоАП).
С какой даты начинать отсчет трехдневного срока и что делать, если третий день выпадает на выходной?
Отсчет срока начинайте с даты подачи заявления. Этот день также входит в трехдневный срок. Например, если работник подал заявление в понедельник, выдайте документы в среду. Срок исчисляется в рабочих днях, поэтому праздничные и выходные дни в подсчет не включайте. Разъяснения привел Роструд в телеграм-чате от 19.12.2023.
Можно ли продлить срок выдачи документов, если сотрудник запросил огромное количество документов, связанных с работой?
Нет. Трудовой кодекс не предусматривает такую возможность. У вас есть не более трех рабочих дней со дня заявления на подготовку всех копий или выписок (ч. 1 ст. 62 ТК). Если же вы понимаете, что никак не успеваете подготовить нужные бумаги, попробуйте договориться с работником. Передайте в установленный срок хотя бы часть запрошенных бумаг и уведомите сотрудника, когда вы готовы предоставить оставшиеся документы (см. образец).
Каким способом выдавать документы работнику
Как компании исполнить запрос работника?
Компания может передать работнику документы двумя способами: лично работнику или его доверенному лицу либо направить по почте заказным письмом с описью вложения и с уведомлением. Конкретный способ работник должен указать в заявлении.
+
Можно ли взыскать с работника расходы на подготовку и отправку документов, особенно если их большое количество?
Нет. Работодатель должен выдать документы работнику безвозмездно. Компания не вправе взыскивать расходы, в том числе на отправку большого количества бумаг по почте заказным письмом.
Как компании подтвердить, что она исполнила запрос в срок?
Попросите работника дать расписку о получении бумаг или поставить подпись в специальном журнале. Нужно отметить, какие именно бумаги он получил и в какой день. Если компания отправляла документы по почте, то храните уведомление о вручении и опись.
Материалы для скачивания:
• Образец. Уведомление работнику о сроке передачи документов.pdf 56 КБ
• Таблица. Какие документы выдавать при увольнении.pdf 38 КБ